As melhores respostas

O assunto deste artigo é uma coletânea de expressões usadas diariamente pela maioria das pessoas, tanto de forma falada como de forma escrita.

            Vamos lá, então. Para começar, falaremos sobre atendimento telefônico. Quem liga, pergunta: - O Sr. Demóstenes se encontra? E quem atende, responde: Não, ele não se encontra. (Mas quem não se encontra está perdido e provavelmente nunca se encontrará...). E alguém me diz: mas todo mundo entende se eu pedir “ele se encontra” e também se eu responder "ele não se encontra". Sim, entende, mas tem duplo sentido e na comunicação isto não é recomendado.

            Melhores respostas:  “Ele está ausente da empresa”, “ele está ausente da sala”, ou “ele não está no escritório agora”, ou “ele está num compromisso externo”, ou “numa agenda externa”.  De todos estes, o menos recomendável é “ele não está no escritório”, isto porque se deve evitar o uso de expressões negativas. Mas pior ainda é dizer “ele ainda não chegou”, que em outras palavras significa “ele está atrasado”. Experimente eliminar o máximo de “não” nas tuas frases e verás a diferença na receptividade da informação.

             Outro item:  Alguém agradece dizendo  “Muito obrigado, Paulo!” Ou “Obrigada!” Ouço várias respostas. “Obrigado eu”  (neste caso daria para conjugar o verbo: Obrigado eu, obrigado você, obrigados nós, obrigados vós, obrigados eles. Brincadeirinha....). Outra expressão: “Imagina! “(É só para desvalorizar a ajuda, a ação, como se aquilo não tivesse sido nada). Ou ainda: “De nada!” (minha mãe sempre diz que quem nada é peixe, e quem não quer deixe).

            Melhores respostas: “Disponha”,  “ disponha sempre”,  “obrigado a você” (quando for o caso). “sou eu quem agradece”, "eu que agradeço", “ foi uma satisfação”,  “é uma satisfação poder ajudar”.

            Vale colocar aqui a regra do obrigado e obrigada. Homens falam  “obrigado”;  mulheres falam “obrigada”.  No plural (em nome da empresa, por exemplo, ou mais de uma pessoa agradecendo), “obrigado”.  Já li em algum lugar onde duas pessoas agradeciam e estava  assim: “muito obrigados”.  Sério! Mulher falar “obrigado” até dá. Mas homem falar “obrigada” fica feminino;  é como se um homem falasse “grata” em vez de “grato”.

            Agora vamos falar da avalanche de “Att.” colocada em final de correspondências (principalmente em e-mails).  A maioria deve saber que a intenção era escrever “atenciosamente”. E isto que a abreviatura correta é “at.te.” É só olhar no site da Academia Brasileira de Letras. Se pesquisarmos outras páginas da internet, veremos que alguns autores dizem ser correto usar “att.”, ou “at.”, mas sem nenhum argumento ou fundamentação convincentes.

             Aqui temos duas fundamentações que convencem e são corretas:

01 – “Att.” é para colocar em alguns casos de encaminhamento de correspondência:  Att. Sr. Paulo de Almeida. Que quer dizer: Em atenção do Sr. Paulo de Almeida. Vem do inglês Attention (atenção). Quem conhece esta regra da redação empresarial às vezes fica confuso ao vê-la no final do texto. E quem não a conhece, quando vir o Att . num encaminhamento, vai achar que é “Atenciosamente Sr. Paulo de Almeida”.

02 – Na redação empresarial, onde se incluem e-mails, recomenda-se não utilizar abreviaturas porque é sinal de preguiça, e também porque alguém pode não entender o que estamos querendo transmitir.

            E para finalizar, uma regra que não entra nas “melhores respostas”, mas também é importante mencioná-la neste artigo: abreviatura de hora, metro, quilômetro... tanto no singular como no plural,  é “h”, “m” (nada de mts.!), “km”,  e sem ponto, salvo se estiver em final de frase.  Podem consultar o livro de português do ginásio ou ensino fundamental.  Mas o que se vê de 18hrs., 18:30hs,  é violento. Vale comentar que colocando 08:30h, a leitura seria “oito horas e trinta horas”.

            Formas corretas: 18h, 18h00, 18h30, 18h30min

            Pode usar 18:30? Sim, pode, embora esta forma  de dois pontos seja usada internacionalmente assim:  08:30 a.m. e 08:30 p.m. , expressões, em latim, ante meridian – antes do meio-dia, em português,  e post meridian – depois do meio-dia,  e vai só até 12:00. É preciso tomar cuidado para colocar desta forma, porque nem todos a conhecem, sendo importante, mas não obrigatoriamente, neste caso,  haver  alguma indicação de horário. Ex.: Horário de atendimento: 18:30 às 20:00.

            Mais importante do que seguir regras,  é ser educado, atender bem e fazer-se entender. Mas se sabemos o que é correto, é recomendável usar o certo, isto porque aumenta a empregabilidade do profissional e melhora a imagem da empresa. Se todos começarem a escrever da forma que acham que é, sem ligar para regras, nosso português culto e correto, onde todos falam e escrevem a mesma língua, estará fadado à extinção. Será mais ou menos como uma terra sem Leis.

VESTIDA PARA TRABALHAR - 30 de setembro, Dia da Secretária

Secretária, do latim, secretum, significa secreto, reservado, o que dispensa comentários.

Os primeiros secretários de que se tem conhecimento, foram os escribas, estudiosos que escreviam.

Uma das histórias conta que a primeira pessoa a ter uma Secretária foi Napoleão Bonaparte, por querer levar uma mulher para anotar as proezas das suas batalhas. No entanto, Josefina, esposa dele, tanto fez até conseguir sua demissão.

Nos Estados Unidos e na Europa, durante as duas Guerras Mundiais, como os homens, quase em sua maioria iam para a guerra, gerando escassez de mão-de-obra, começou-se a abrir espaço para as mulheres nas empresas. Diz-se que os homens ganharam uma batalha e perderam outra, porque voltavam da guerra e as mulheres estavam lá, ocupando o lugar deles.

No Brasil, com a chegada das multinacionais, cuja cultura organizacional já estava habituada com a presença feminina, as mulheres também começaram a trabalhar como Secretárias

Na época, era o local para arrumar casamento. Era onde os homens estavam. A maioria das secretárias se vestiam para “matar” mesmo; decotes, saias curtas, batom de cores fortes e unhas vermelhas. Muitos devem se lembrar de programas humorísticos com a expressões “como é booooua esta Secretária”.

Pelo que se vê, este tempo já passou, salvo em algumas raras excessões. Hoje a Secretária profissional se veste para trabalhar, ou seja, com discrição. Quem aparece é o trabalho, não as roupas coloridas, brincos barulhentos, colares enormes, tatuagens gritantes e piercings.

Todo mundo tem um pouco de Secretária. Vez ou outra anota um recado, faz um relatório, agenda uma reunião, lembra de uma aniversário. Até por isto as empregadas domésticas são chamadas de secretárias do lar. Recepcionam as pessoas, fazem tudo para que seus patrões sintam-se bem servidos (ou pelo menos deveriam). Sabem como a patroa gosta do suco e o fazem assim sem ela pedir. Conhecem o patrão que não suporta camisas com dois frisos, e as deixam impecáveis.

Ser secretária é isto. É assessorar o executivo a fim de facilitar o trabalho dele. Ser secretária é servir. É fazer curso de inglês, alemão, espanhol... Saber navegar na internet para descobrir um número de telefone que não se acha em nenhum outro lugar. É olhar o jornal e separar os assuntos que interessam para os seus gerentes e passar para eles. É lembrar dos compromissos; é cumprir o que prometeu; é olhar para a frente, ter as informações à mão quando lhe forem solicitadas; é adiantar o trabalho e entregá-lo antes do prazo; é demorar menos de cinco minutos para localizar um arquivo; é ter band-aid, linha e agulha na bolsa, para emergências.

Acredito que a maior frustração da Secretária é não conseguir a informação necessária ou esquecer de passar um recado. Para o segundo caso há solução: papel e caneta. Para o primeiro também: muita leitura e aperfeiçoamento constante. Além disto, devemos ter consciência do nosso importante papel de agente de mudança e de atuação como assessoras e agentes facilitadores.

Temos um Código de Ética e até um Santo protetor, São Jerônimo (Secretário do Papa Dâmaso que governou a Igreja Católica de 367 a 384), e uma oração. Finalizo com trechos dela:

Senhor, eu te ofereço a minha tarefa, no compromisso pessoal e profissional de ser prestativa e generosa, acolher e servir com alegria, saber falar e saber ouvir, perdoar e pedir perdão, atuar com integridade e sinceridade, ter paciência e equilíbrio diante dos impasses, ser compreensiva e solidária, esforçando-me por manter um bom relacionamento e o bem-estar comum.

Obrigada, Senhor, pelo meu trabalho, pelo pão de cada, pela minha vocação de servir e colaborar. Amém

Sem mais para o momento não escreverei mais nada...

Houve um tempo em que todas as correspondências terminavam assim: “Sem mais para o momento subscrevemo-nos com os mais elevados protestos de estima e distinta consideração”  (de tanto que já  escrevi  isto no passado, sei de cor). Mas agora, o estilo moderno de redação empresarial e oficial manda substituir este texto todo por “Atenciosamente, Respeitosamente ou  Cordialmente , dependendo do caso, como veremos abaixo. Se já escrevemos tudo, é completamente desnecessário colocar “Sem mais...”.  

O que acontece às vezes é o tal do achar o texto curto e então escrever o fecho antigo acima para aumentar o número de linhas escritas. Além, é claro, dos modelos prontos. Este é mais um caso em que se pode deletar tudo sem prejudicar em nada a correspondência.

No MANUAL DE REDAÇÃO DA PRESIDÊNCIA DA REPÚBLICA, 2^a edição, revista e atualizada em 2002 (disponível na internet), no capítulo II fala sobre o fecho nas correspondências. ‘O fecho das comunicações oficiais possui, além da finalidade óbvia de arrematar o texto, a de saudar o destinatário. Os modelos para fecho que vinham sendo utilizados foram regulados pela Portaria n^o 1 do Ministério da Justiça, de 1937, que estabelecia quinze padrões. Com o fito de simplificá-los e uniformizá-los, este Manual estabelece o emprego de somente dois fechos diferentes para todas as modalidades de comunicação oficial:

a)     para autoridades superiores, inclusive o Presidente da República:               
Respeitosamente,

       

       b) para autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior:
            Atenciosamente,

Aplicando isto na comunicação empresarial, caso a empresa envie uma correspondência para o Prefeito ou outra autoridade que receba o pronome de tratamento “Vossa Excelência”, o fecho será “Respeitosamente,”. E se a empresa enviar correspondência para outra empresa, associação comercial, ou seja, todos que recebam o pronome de tratamento “Vossa Senhoria”, usa-se o “Atenciosamente,”. Existe uma tabela onde estão relacionados estes pronomes de tratamento e quem os recebe.

Na comunicação empresarial também se pode utilizar o fecho “Cordialmente,” para mensagens de congratulações, por exemplo.

Observem que estas expressões sempre são seguidas de vírgula. Após, se dá três espaços e então a assinatura, nome e cargo do remetente.

Há casos em que não há necessidade de usar estes fechos, como por exemplo, em cartas onde cabe “Agradecemos pela atenção”. Primeiro porque o “Atenciosamente,” depois disto fica repetitivo “atenção/atenciosamente”, segundo porque a mensagem já foi encerrada.

Então “Sem mais,” nunca mais.

Vimos através da presente, e não por outro meio...

Estamos numa época em que a ordem é otimizar recursos. Isto vale também para palavras. Acredito que alguns de vocês se lembram  de quando as cartas  particulares manuscritas (e enviadas saudosamente pelo correio postal) iniciavam assim: “Pego esta caneta para escrever estas mal traçadas linhas...” . É sério, as cartas iniciavam assim. Tem até uma música do Erasmo Carlos “A carta” que começa mais ou menos nestes termos. Hoje isto quase não é mais utilizado, certamente por ser desnecessário. Após o vocativo (Sr. Diretor, Sr. Paulo, Prezado Senhor, Caro Paulo, Querida Paula,) vai-se direto ao assunto.

Mas hoje ainda vejo cartas empresariais, e-mails e avisos onde na introdução consta: “Vimos através da presente comunicar que nos dias...”, “Através da presente temos a satisfação de convidar a equipe de vendas..., “ Através desta solicitamos o envio urgente..., “Por meio desta vimos agradecer a hospitalidade...”, quando o mais econômico, moderno e inteligível seria: “Comunicamos que nos dias... “, “Temos a satisfação de convidar a equipe de vendas...”, “Solicitamos o envio urgente de...”, “Agradecemos a hospitalidade...”, ou seja, ir direto ao assunto ou começar com alguma justificativa, assunto que comentaremos em outra ocasião. 

Se a empresa ou pessoa está recebendo uma correspondência física ou digital é porque o remetente usou uma ou outra forma de envio. Não precisa dizer que veio através deste ou daquele modo

Nos cursos geralmente levo um dos meus sobrinhos, primeiro para criarem “gosto” por cursos técnicos principalmente nesta área de comunicação, segundo para conhecerem um pouco do mundo onde vivo, terceiro para me fazerem companhia e quinto para se sentirem úteis. E numa das vezes que meu sobrinho Renato foi comigo, no final do curso ele comentou “ Lu, imagina só a pessoa indo junto com a carta: venho através da presente...”. Bingo! A partir de então, tenho usado isto como argumento também.

O que acontece às vezes é o emissor da mensagem achar que o texto ficará muito curto, e então acaba usando o “Vimos através da presente...” para “encher linguiça”, como se diria no popular.

Esta introdução já teve seus tempos de glória, onde era “top” de linha. Agora ainda aparece ali ou acolá, sendo suprimida pouco a pouco por ser desnecessária e também engraçada, adjetivo que não cabe em correspondência  empresarial e muito menos na oficial.

Caso alguém receba modelo pronto com esta introdução, pode deletá-la sem medo algum e ir direto ao assunto.

Ilmo. Sr. Ilmo.

Aposto que da geração 90 a maioria desconhece a  abreviatura "Ilmo". Ou "Ilma". Mais fácil é conhecer alguém com este nome. "Ilmo". Imaginem como ficaria: Ilmo. Sr. Ilmo.

Ilmo. ou Ilma. é abreviatura do superlativo de ilustre, ou seja, ilustríssimo. Superlativo este abolido pela Instrução Normativa nº 04, de 06 de março de 1992, da Secretaria da Administração Federal. “...fica dispensado o emprego do superlativo ilustríssimo para as autoridades que recebem o tratamento de Vossa Senhoria e para particulares. É suficiente o uso do pronome de tratamento Senhor.” 

Vez ou outra ainda vejo este superlativo sendo usado por órgãos públicos ou empresas privadas nos pronomes de tratamento em correspondências ou em envelopes.  Além de ser um termo ultrapassado e abolido, o remetente ainda corre o risco de fazer o destinatário fazer uma busca na internet para ver o significado, ou a carta ir parar em mãos erradas.

Há alguns anos ocorreu um fato inusitado num Município da nossa região.  Um Sr. chamado Ilmo trabalhava no Parque de Exposições. Certo dia  uma correspondência é entregue para ele, e ao abri-la viu que o destinatário era outra pessoa. O pessoal da Prefeitura,  de onde era feita a distribuição da correspondência, recebeu uma ligação dizendo que a carta havia sido entregue por engano. Quando foram verificar, estava assim no envelope: Ilmo. Sr. e depois o nome de destinatário.

Para quem devemos utilizar o pronome de tratamento “Vossa Senhoria”? Para particulares ou autoridades a quem não cabe nenhum outro pronome. Por exemplo: Secretários Municipais, Vereadores, Diretores, Gerentes. Por mim este pronome de tratamento também poderia ser abolido, por soar totalmente estranho e ninguém utilizá-lo na comunicação falada. Ou já ouviram alguém falar: “Olá! Como vai Vossa Senhoria? “ Só utilizo ele quando todas as outras alternativas foram esgotadas. Por exemplo: “ Sr. Paulo, temos a satisfação de convidar Vossa Senhoria para.... “substituo por:  “Sr.  Paulo, temos a satisfação de convidá-lo para...”

Pensa só abreviar V.Sa. ou Vs.Sas., e o destinatário nem saber o que isto significa. Por isto precisamos evitar a utilização de abreviaturas que possam gerar dúvidas.

Se você nasceu após 1992 e  não sabia o que significa “Ilmo.” .... tudo bem. Nem era mais para ser utilizado após aquela data.

Interprete isto:

Ilmo. Sr. Paulo Almeida
M.D. Gerente Comercial (ou DD Gerente Comercial)

Traduzindo:

Ilustríssimo Senhor Paulo Almeida
Mui Digno Gerente Comercial  (ou Digníssimo Gerente Comercial)

Sim, antes de 1992 era correto. Mas agora é meio jurássico. E estranho.

A forma atual, moderna e “clean” fica assim:

Sr. Paulo Almeida
Gerente Comercial

Ou seja, no lugar de "Ilmo. Sr. Paulo", utilize apenas "Sr. Paulo".